ماتریس آیزنهاور چیست و چه ویژگی هایی دارد ؟

خلاصه :

انسان ها برای مدیریت زمان و مدیریت کارها و وظایفشون نیاز دارن تا از یه برنامه یا یک سیستم و حتی یک روش و ایده استفاده کنند و با بکار بردن آن متد بتوانند به سطح مدیریتی رضایت بخش و حرفه ای برسند.

برای شما از ماتریس آیزنهاور صحبت کردیم ، که این یک استراتژی بسیار موثر در برنامه ریزی و گاها رسیدن به اهداف مطلوب می باشد.

این می تواند برای شما همان ریسمان و یا سرنخی باشد که شما در جستجوی آن هستید.

قطعا شما با این متد و استراتژی دریچه ای از دانش مدیریت به روی شما گشوده خواهد شد.

 

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور که به آن ماتریس مهم و فوری نیز گفته می شود ، با دو ابزار فوریت و اهمیت به کمک شما می آید ،تا با اولویت بندی کردن و مرتب کردن کارها و وظایف ،تصمیم گیری کنید و انتخاب کنید کدام کار می بایست انجام شود ،از انجام کدام کار باید چشم پوشی کرد و برای کدام کار باید برای انجام دادنش برنامه ریزی کرد.

 

اصل و ریشه ی ماتریس آیزنهارو از کجا اومده ؟

اول اینکه آیزنهارو  یکی از دولت هایی بود که در سالهای ۱۹۵۳ تا سال ۱۹۶۱ به مدت چهار سال بعنوان رئیس جمهور آمریکا روی کار اومد و در این سالها بر آمریکا دولترانی می کرد.

 

چطور شد که آیزنهارو ماتریس آیزنهارو رو کشف کرد ؟

داویت در زمان رئیس جمهوری اش وظایف و کارهای مهمی بر عهده داشت که می بایست با تصمیمات درست به مدیریت در انجام کارهایش برسد ،تمام شرایط دست به دست هم دادند تا آیزنهارو به کشف یک برنامه و درواقع راهکار جدید رسید.

آیزنهارو در طی یک سخنرانی از کارها و وظایف محوله ای که بر عهده داشت صحبت کرد و صراحتا عنوان کرد که ((مشکلات من دو نوع اند)) ،فوری ها و مهم ها.

حالا

فوری ها که مهم نیستن.

و مهم ها که اصلا فوری نبودن و نیستن.

همین خودش باعث شد ماتریس آیزونهارو پا بگیره و همه گیر بشه.

 

 

اساس کار ماتریس آیزنهارو چیه ؟

ماتریس آیزنهارو به من و شما میگه :

حالا که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید!

حالا که وظایف مهمی روی دوش شما افتاده !

حالا که تصمیم گیرنده و مدیر عامل شما هستین !

حالا که کلافه شدین و داره افسار کار از دستتون میره !

من اومدم تا برای همیشه بهتون کمک کنم .

چطوری؟

اول کاری که میکنید اینه که یه لیست از کارها و مشکلاتتون بنویسید.

نوشتید ؟

همه رو بنویسید.

تا شما مشغول نوشتن هستین به این ها هم توجه کنید.

 

فرق مهم و فوری تو چیه ؟

مهم یعنی اولویت اصلی زندگی ما هستن و ما رو به رسالت و هدفمون می رسونن.

فوری یعنی یعنی شتاب و فلفور انجام بده.

 

آنچه مهم است به ندرت ضروری است و آنچه ضروری است ، بندرت مهم است.

 

 

 

چگونه می توان از ماتریس آیزنهاور استفاده کرد؟

ببینید ماتریس آیزنهاور میاد یه مربع رو به چهار قسمت تقسیم میکنه .حالا بزرگی این مربع باید به اندازه ای باشه که بتونید توی اون کارهای خودتون چه مهم ،چه غیر مهم ،چه فوری و چه غیر فوری رو بنویسید.

حالا این مربع بزرگه رو به چهار قسمت تقسیم کنید.

حالا این مربع بزرگه ،رو روی محور مختصات فرض کنید.

دو محور X   و Y روی محور مختصات طول ها و عرض ها داریم.

پارامتر فوریت میاد روی محور طول ها یا همون x ها قرار میگیره و اهمیت هم روی محور عرض ها یا همون Y ها قرار میگیره .

روی محور X ها فوری و غیرفوری داریم و روی محور yها هم مهم و غیر مهم داریم.

 

 

 

 

 

 

مثل شکل زیر                              Y(اهمیت)

  (فوریت)

 

طبق شکلا بالا شما میبینید که ما با چهارتا ربع یا چهار مربع کوچکتر روبرو میشیم.

توی این روش عملا شما با چهار فعل مواجه هستین، و در واقع با این چهار تا فعل کار خودتون رو انجام میدید و به سمت جلو پیش میرید.

خب چهار تا فعل عبارتند از : سریع انجام بده ،براش برنامه ریزی کن و سر فرصت انجام بده ،از دیگران تقاضا کنید انجامش بده و در نهایت اصلا انجامش نده بیخیالش شو.

اولویت بندی وظایف با فوریت و اهمیت در چهار رده با استراتژی های کاری متفاوت :

۱ ) مربع مهم ها و فوری ها : یعنی هم مهم هستن و هم فوری

پس باید سریع السیر انجام بشن.

یعنی حواست باشه باید به نتیجه برسی.

اینها همون کارهایی هستن که برای جلوگیری از پیامدهای منفی باید توی همون روز انجام بشن.

 

۲ ) مربع مهم ها و غیر فوری ها : یعنی هنوز زمان برای انجامشون داریم پس باید:

برای این کارهای مهم و غیر فوری برنامه ریزی کنیم.

یعنی کارها یا وظایفی که لیست شون رو تهیه کردین که توی این گروه قرار دارن فکری براشون بکنید چون نباید با عجله در آخرین لحظه انجامشون بدین. بهشون اولویت بدین با برنامه ریزی پیش برو.

 

۳ ) مربع غیرمهم ولی فوری : یعنی کارهایی که برامون خیلی مهم نیستن ولی خب فوری هستن .

این ها رو هم میتونیم از خانواده ،دوست ،همکار یا شخص دیگه بخواییم که برامون انجام بدن.

ربع سوم یعنی تصمیم گیری برای شما در مورد انجام کار از دیگران مهمتره ولی همچنان هم فوری و ضروری هستن.

خب اینجا باید روحیه کار تیمی و گروهی داشته باشی .

قطعا خودتون از عهده انجام این کارها برمیایید.

اما مدیریت زمان به شما میگه که بهتره به فرد دیگه و بهتر پیشنهاد بدین تا اون رو براتون انجام بده.

این روحیه کار تیمی ،برای شما زمان بیشتری رو ذخیره میکنه تا به کارهای دیگه رسیدگی کنین.

 

۴ ) اونایی هم که نه مهمن نه غیرفوری : مشخص میشه که باید حذف بشن.در واقع نباید انجامشون بدین.

وقتتو الکی برای این کارهای بیهوده نذار.

 

بکارگیری خلاقیت در استفاده بهتر از ماتریس آیزنهاور

شما می تونید از رنگها در این ماتریس برای بالا بردن کارایی و عملکرد مدیریتی استفاده کنید.

مثلا رنگ قرمز به این معنی باشه که وضعیت قرمزه باید سریع انجامش داد ،چون فرصتی نمونده ،چون ممکنه ضرری بزرگ برسونه.

رنگ زرد رو به این انتساب بدین که آهسته و با احتیاط حرکت کن ،یعنی با برنامه و هدفمند برو جلو چون هنوز زمان داری پس عجله نکن ولی حتما فکری بحالش بکن.

رنگ سبز :یعنی عبور کن ولی حتما بذار کسی برات انجامش بده.

رنگ خاکستری : این رنگ رو هم نسبت بده به اینکه کلا انجامش نده چون ارزش نداره ،چون بی اهمیت بی اهمیت هستن. انجامش بدی یعنی وقتت رو هدر دادی.

 

 

 

 

 

نکات طلایی در ماتریس آیزنهاور :

  • حتما لیست وظایف و کارهایی که باید انجام بدین رو بنویسید.
  • الویت کارهای فوری و مهم رو مشخص کنید و بدون معطلی انجام بدین.
  • کارهایی که نه اهمیت دارن و نه فوریت دارن رو به هیچ وجه انجام ندین.
  • استفاده از رنگ ها خیلی به شما کمک میکنه چون ساختار مغز بیشترین پاسخ رو به رنگ میده.
  • از دیگران بخوایین که توی کارهایی که فوری اما غیر مهم هستن به شما در انجامشون کمک کنن.
  • انتخاب فرد لایق و کاردان در انجام کارهای فوری و بی اهمیت خیلی مهمه .
  • روحیه کار گروهی داشتن خیلی کمک موثری براتون به جا میذاره.

 

دو سؤال وجود دارد که می تواند به روشن شدن کل روند پشت جعبه آیزنهاور کمک کند.

من برای چی کار می کنم؟

ارزش های اصلی زندگی من چیست؟

پاسخ به این سوالات کمک بزرگی به شما می کند تا به دسته بندی درستی در کارها برسید.

وقتی جواب سوال “من برای چی دارم کار میکنم ؟” را تونستید بدید یعنی هدف و وظیفه ی شما مشخص میشه پس به دنبالش شما می تونید به کارهای مهم و فوری و حتی کارهای غیرمهم اما فوری برسید.

پاسخ سوال ارزشهای اصلی زندگی من چیه ؟ شما رو میرسونه به اینکه کدوم کارها هدر دادن وقته و کدوم کارها رو هم خودت نباید انجام بدی و باید از دیگران درخواست کنی تا انجامشون بدن.

 

 

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *