برنامه احتمالی تجارت تبلیغاتی چیست؟

برنامه احتمالی تجارت عملیاتی است که در صورت بروز یک اتفاق غیرمنتظره که می تواند تجارت را مختل کند انجام می شود. به طور کلی این برنامه یک طرح پشتیبان است که تضمین می کند کسب و کار با وجود یک اتفاق نامطلوب همچنان قادر باشد به فعالیت خود ادامه دهد.

 برنامه احتمالی تجارت چیست؟

 طرح احتمالی تجارت یک طرح “B” یا طرح اصلی برای چگونگی ادامه کار در صورت بروز یک بلایای طبیعی، یک مسئله بزرگ فنی یا سایر اختلالات پیش بینی نشده است.  یک طرح احتمالی خطرات اتفاقی برای تجارت شما را مشخص می کند و مراحل کار تیم مدیریتی و کارمندان شما را در صورت مواجهه با یکی از این خطرات مشخص خواهد کرد. این موضوع به محافظت از سلامتی و ایمنی کارگران بعد از یک اتفاق کمک کرده و این در حالی است که وقفه های تجاری را که می توانند منجر به خسارت مالی شود به حداقل خواهد رساند.

یک طرح خوب دقیق و فکر شده می تواند تفاوت بین ادامه کار و تعطیل کردن یک تجارت باشد.

 آیا شما به یک طرح احتمالی تجارت نیاز دارید؟

 هر تجارت و کسب و کاری باید یک برنامه احتمالی داشته باشد تا بتواند در اسرع وقت پس از وقوع یک رویداد مخرب فعالیت خود را از سر بگیرد.  یک برنامه تداوم باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما خواهد شد زیرا شما قبلاً تصمیم گرفته اید که برای ادامه کار خود به چه منابعی نیاز دارید و چه اقداماتی را باید انجام دهید. همچنین می تواند برخی از استرس هایی را که احتمالاً هنگام بروز فاجعه احساس خواهید کرد را نیز تا حد زیادی کاهش دهد.

 به جای اینکه درمورد کارهایی که باید در آینده انجام دهید نگران شوید، می توانید مراحل پیش از موعد را دنبال کنید.

 چگونه می توان یک طرح تداوم برای کسب و کار ایجاد کرد؟

 اولین قدم در ایجاد یک برنامه احتمالی این است که تعیین کنید چه خطراتی به احتمال زیاد بر روی کسب و کار شما تأثیر می گذارند و چه عملکرد ها و سیستم هایی را دچار مشکل می کنند. در مرحله اول بهتر است به نحوه عملکرد معمول تجارت و انواع رویداد هایی که می توانند فعالیت های اصلی آن را مختل کنند‌ فکر کنید. خطرات پیش روی شما به ماهیت تجارت و موقعیت جغرافیایی تجارتتان بستگی دارد. به عنوان مثال، توفان و زلزله در بعضی مناطق خطراتی با احتمال بالا به شمار رفته اما در بعضی مناطق چندان هم خطرآفرین نیستند. در بخش زیر به نمونه هایی از رویداد هایی اشاره شده است که می توانند باعث ایجاد اختلال در کسب و کار های مختلف شوند:

•  صدمات جسمی ناشی از آتش سوزی، طوفان باد یا سایر خطرات وارده به ساختمان و سازمانی که محل کار شماست
•  خرابی ماشین آلات یا خرابی تجهیزات
•  قطع طولانی مدت برنامه های برق (برق، آب، گاز یا ارتباطات از راه دور)
•  استعفا یا عدم حضور طولانی مدت کارمندان اصلی
•  آسیب رساندن به سیستم رایانه ای شما یا نقض داده ها
•  قطع زنجیره تأمین
• محدود شدن و مسدودی دسترسی به مکان کسب و کار

برخی از این وقایع می توانند پیامد های قانونی نیز داشته باشند. به عنوان مثال تمام ۵۰ ایالت، به همراه دی سی و مناطق ایالات متحده قوانینی را الزام می کنند که مشاغل را ملزم به اطلاع افرادی می کند که اطلاعات شخصی آن ها به سرقت رفته یا با نقض داده ها در فضای اینترنت منتشر شده است.

 تجزیه و تحلیل تأثیرات را انجام دهید

 مرحله بعدی انجام تجزیه و تحلیل تأثیرات تجاری است تا بتوانید نتایج احتمالی اختلال در یکی از عملکرد ها یا فرآیند های کسب و کار خود را پیش بینی کنید.  تجزیه و تحلیل می تواند به شما کمک کند تا تأثیرات عملیاتی و مالی یک اختلال را تخمین بزنید. همچنین قادر است به شما کمک کند اطلاعاتی را که برای توسعه استراتژی های بازیابی نیاز دارید، جمع آوری کنید. در اینجا نمونه هایی از تأثیرات بالقوه عملیاتی و مالی ناشی از برهم زدن عملکردها و فرآیند های تجاری آورده شده است:

•  فروش یا درآمد از دست رفته یا تأخیری
•  افزایش هزینه ها مانند اضافه کاری، برون سپاری و هزینه های تسریع
•  جریمه های نظارتی
•  مجازات های قرار دادی یا از دست دادن پاداش های قرار دادی
•  نارضایتی یا فرار مشتری
•  تأخیر در برنامه های تجاری جدید
• ببهتر است به یا داشته باشید که هنگام تخمین تأثیرات وقایع، حتماً زمان و مدت آن را نیز در نظر بگیرید.

 اگر طوفان، آتش سوزی یا نقض داده ها در سیستم تجارت شما رخ دهد، ممکن است تأثیر بیشتری در درآمد یا هزینه های شما در صورت بروز در فصول شلوغ کاری نسبت به زمانی که تجارت به طور عادی می کند داشته باشد. به همین ترتیب واضح است که اختلالی که به مدت یک روز طول می کشد تأثیر کمتری نسبت به یک هفته یا یک ماه خواهد داشت.

 می توانید از نتایج تجزیه و تحلیل تأثیرات خود برای رتبه بندی خطرات احتمالی به ترتیب اولویت استفاده کنید. ابتدا خطراتی که بیشترین تأثیر بالقوه را دارند باید ذکر شوند.

یکی از ساده ترین راه ها برای نوشتن یک طرح احتمالی، استفاده از الگویی است که توسط چندین وب سایت ایالتی و محلی از جمله برای وب سایت کمبریج، ماساچوست و … ارائه می شود.

 برای تداوم برنامه ریزی کنید

 هنگامی که خطرات را تجزیه و تحلیل کردید و تأثیرات آنها را تخمین زدید، می توانید نوشتن برنامه احتمالی خود را شروع کنید. برای هر یک از ریسک هایی که شناسایی کرده اید به یک برنامه مشخص نیاز خواهید داشت. به عنوان مثال تصور کنید که کار تولیدی شما بسیار وابسته به دستگاه سنگ زنی است. به همین روی اگر دستگاه به دلیل آسیب جسمی یا عملکردی از کار افتاده باشد ممکن است مجبور شوید که کار خود را به طور موقت متوقف کنید. شما یک طرح احتمالی را تهیه می کنید و در آن مراحل مشخصی را شرح می دهید که در صورت غیرقابل استفاده بودن دستگاه شما همچنان دنبال خواهند شد. طرح تداوم شما به نوبه خود ممکن است شامل اطلاعات تماس دو شرکتی باشد که ماشین های مشابه مورد استفاده در کسب و کارتان را اجاره می دهند.

 هنگام نوشتن برنامه احتمالی خود حتما افراد خاصی را که باید اقدامات تعیین شده را انجام دهند شناسایی کنید. به عنوان مثال فرض کنید شرکت شما یک فروشنده بسیار ماهر به نام سارا دارد که ۵۰٪ از فروش شرکت شما را تولید می کند.  اگر سارا شرکت شما را ترک کند یا نتواند برای مدت طولانی کارش را ادامه دهد، فروش شما تا حد زیادی پایین خواهد آمد. از طرف دیگر شما یک فروشنده بازنشسته به نام علی را می شناسید که می تواند به طور موقت این جایگاه خالی را پر کند. با این حال قبل از اینکه علی را در برنامه خود بگنجانید، باید درباره نقش ها و مسئولیت هایی که انتظار دارید وی انجام دهد آموزشات و اطلاعات لازم را در اختیارش قرار دهید.

 پس از اتمام برنامه احتمالی حتماً آن را با مدیران و کارکنان خود که مسئولیت اجرای آن را دارند به اشتراک بگذارید. از آن ها نظرات و انتقادات را بخواهید زیرا ممکن است به خطر احتمالی یا تأثیری که شما در نظر نگرفته اید فکر کرده باشند.