چگونه یک طرح تداوم تجارت می تواند از شرکت شما محافظت کند؟

اخلال در کسب و کار ها ممکن است در هر زمان رخ دهد و اغلب اوقات بدون هیچ گونه اطلاع قبلی اتفاق می افتد. این حوادث غیر برنامه ریزی شده می تواند اشکال مختلفی داشته باشد. بلایای طبیعی، از دست دادن کارکنان اصلی، نقض داده ها، چرخش های اقتصادی، حملات سایبری، فاجعه های IT و … اما موضوع اصلی این است که وقوع این بلایا ممکن است سرعت تجارت شما را کاهش دهد یا حتی عملیات شغلی را به کلی متوقف کند.

بلایا می توانند بر هر تجارتی تأثیر بگذارند. اگر فکر می کنید تجارت شما خیلی کوچک است و نمی تواند در معرض خطر قرار گیرد، دوباره درباره این موضوع فکر کنید. اگر فقط اخلال در امنیت سایبری را در نظر بگیریم، ۴۳ درصد از حملات سایبری به طور خاص تجارت های کوچک را هدف قرار می دهند. و این موضوع در تمام انواع دیگر از فاجعه هایی که قادرند تجارت شما را متوقف کند تاثیری ندارد. با دانستن اینکه بیش از ۴۰ درصد مشاغل پس از وقوع یک فاجعه هرگز بازگشایی نخواهند شد، بحث در مورد موضوعی که شما باید از قبل برای وقوع غیر قابل تصور آن برنامه ریزی کنید کار سختی است. شما به عنوان یک صاحب تجارت باید دقیقاً بدانید که در صورت بروز اتفاق وحشتناکی سازمانتان باید سریعاً در چه بازه ای شروع به کار  کند. اینجاست که بدین منظور یک طرح تداوم کسب و کار ارائه خواهد شد.

 برنامه تداوم تجارت چیست؟

 یک طرح تداوم کسب و کار به طور پیشگیرانه قدم هایی را که شما برای بازگرداندن از بلایایی که ممکن است اتفاق بیفتد (و در برخی موارد پیشگیری) انجام دهید را مشخص می کند.  اینجا هدف تجزیه و تحلیل تهدیدات احتمالی، شناسایی زمینه های اساسی کسب و کار و … که ابتدا باید در مرحله اول روی آن ها تمرکز شود تا به طور واضح آنچه که لازم‌ است برای جلوگیری از از دست دادن درآمد یا ایجاد اختلال مداوم در تجارت اتفاق بیفتد را در خود جای دهد.

 یک طرح تداوم تجارت موثر باید شامل اطلاعات زیر باشد:

•  خلاصه ای از مهم ترین فرایند ها و عملکرد های تجاری
•  تجزیه و تحلیل دقیق تهدیدات احتمالی که می توانند عملیات تجاری را مختل کنند.
•  لیستی از اطلاعات تماس اضطراری در محل و خارج از سایت
•  استراتژی های ارتباطی داخلی و خارجی
•  شناسایی تیم بهبودی و مسئولیت های هر شخص
•  دستورالعمل های دسترسی و بازیابی داده ها
•  شناسایی دفاتر یا مکان های تجاری موقت
•  تهیه یک گزارش تغییر که خلاصه ای از به روزرسانی های ایجاد شده در طرح و زمان ایجاد آن ها را برای اهداف کنترل نسخه ارائه می دهد

چه کسب و کاری به این‌ برنامه احتیاج دارد؟

 هر شرکت بزرگ و کوچک باید برای ایجاد یک برنامه تداوم کسب و کار به طور جداگانه وقت کافی را بگذارد. پیچیدگی برنامه شما به اندازه، نوع و محل کسب و کار شما بستگی دارد. اما اگر در حال فعالیت در یک تجارت هستید، باید طرحی داشته باشید که مشخص کند اگر چیزی عملیات شما را تهدید کند، چه کار هایی باید صورت دهید.

 یک برنامه تداوم تجارت به خوبی توسعه یافته می تواند از هر جنبه از کسب و کار شما محافظت کند. داده ها، مکان و تجهیزات فیزیکی کسب و کار، پرسنل، موجودی کالا و سرمایه فکری. اگر تجارتتان با اختلال روبرو شده باشد و برنامه تداوم شغلی از پیش تنظیم شده ای برای کاهش خسارت نداشته باشید، ممکن است درآمد، پرسنل ضروری، رقابت در صنعت و حتی شهرت عمومی مثبت خود را از دست دهید. نتیجه نهایی این است که یک برنامه تداوم به همان اندازه سایر انواع برنامه های تجاری مهم است. بنابراین در صورت نیاز، به یک برنامه برای محافظت از شرکت خود احتیاج خواهید داشت.

۷ نکته برای ایجاد و استفاده از برنامه تداوم در کسب و کار شما

 اکنون که اهمیت طرح تداوم کسب و کار را مورد بررسی قرار دادیم، زمان آن فرا رسیده که شروع به ایجاد یک طرح کنید. نکاتی که در زیر ذکر شده روند ساده ای را فراهم می کند و به شما کمک خواهد کرد تا موثر ترین برنامه تداوم تجارت را ایجاد کنید:

 از الگو استفاده کنید: تمام برنامه های تداوم کسب و کار دارای اطلاعات مشابه هستند. بنابراین می توانید با بارگیری الگوی تداوم کسب و کار و سپس شخصی سازی آن برای تجارت خود، تا حد زیادی در وقت نهایی صرف جویی کنید.  با بارگیری و به روزرسانی این الگو از FEMA یا TechTarget قادر هستید طرحتان را شروع کنید.

 اجرای آن را آسان کنید: اگر برنامه تداوم تجارت شما بی نظم و گیج کننده باشد، سودمندی و توانایی اجرای به موقع آن نیز محدود می شود. درک و اجرا را با درج دستورالعمل های گام به گام یا چک لیست هایی که دقیقاً آنچه باید انجام شود، تا حد قال توجهی راحت و قابل درک کنید. همچنین قادر هستید با استفاده از وسایل کمکی تصویری مانند نمودار جریان و نمودار های ساده برای نشان دادن اقدامات لازم و … اجرای آن را ساده تر کنید.

 زمان تخمین زده شده برای بهبودی را در نظر بگیرید: یک برنامه تداوم کسب و کار شامل فرضیات و برآورد در مورد آنچه ممکن است اتفاق بیفتد، آنچه باید انجام شود و مدت زمان بهبودی آن است.  یک راه برای اطمینان از اینکه شما زمان کافی برای راه اندازی مجدد کار را دارید، افزودن زمان بهبودی اضافی برای راه اندازی دوباره و آغاز اولیه کلی آن خواهد بود. این امر می تواند در مرحله بهبود کمی فضای تنفسی به کسب و کار شما بدهد و آزادی نسبی در اختیارتان بگذارد.

 آن را کاملاً آزمایش کنید: از ایجاد برنامه تداوم کسب و کار  با داشتن امید به بهترین نتیجه خودداری کنید. شما باید این طرح را آزمایش کرده و چندین برنامه عملیاتی را برنامه ریزی کنید تا مطمئن شوید که حیاتی ترین حوزه های کسب و کار به اندازه کافی ادغام و برنامه ریزی شده اند.

 اطلاعات را مرتباً به روز کنید: اجازه ندهید برنامه شما بنشیند و زیر گرد و غبار پنهان شود. اگر زمان خود را برای ایجاد یک برنامه تداوم کسب و کار سرمایه گذاری می کنید، باید زمان لازم را نیز برای اطمینان از صحت آن صرف کنید.  برای بررسی و به روزرسانی کلیه اطلاعات مندرج در سند از جمله پرسنل، اطلاعات تماس، مکان ها و استراتژی ها، برنامه های اعلام حضور منظم (حداقل هر شش ماه) وقت کافی را در نظر بگیرید.

 آن را با پرسنل اصلی به اشتراک بگذارید: هر کسی که در برنامه تداوم تجارت مسئولیت دارد، باید از آن آگاهی داشته و درک درستی از نقشی که در اجرای طرح بازی می کند داشته باشد. در بسیاری از موارد به روز نگه داشتن سایر پرسنل در سطح وسیع تری منطقی خواهد بود تا در صورت لزوم بتوانند وارد کار شده و به رفع محدودیت های ایجاد شده کمک کنند.

 ارائه آموزش برای حمایت از برنامه: اجرای صحیح برنامه تداوم تجارت ممکن است ایجاب کند که برخی از کارکنان شما برای انجام کار های اضافی از مسئولیت روزمره خود فراتر روند. به همین روی حتماً وقت بگذارید و به هر یک از این کارمندان در مورد کار هایی که باید انجام دهند آموزش دهید. بنابراین اگر لازم است برنامه عملیاتی شود، فاصله دانشی و اطلاعاتی میان کارکنان وجود نخواهد داشت.

پس از ایجاد برنامه تداوم کسب و کار باید یک برنامه بازیابی فاجعه نیز تدوین کنید که بتوانید با اجرای آن، در صورت بروز فاجعه عملیات تجاری خود را دوباره راه اندازی کنید.