چرا برنامه ریزی بودجه تجاری بسیار مهم است

مشاغل کوچک موفق، به تأثیر فرآیند برنامه ریزی صاحب مشاغل وابسته است. یکی از مهم ترین عناصر فرآیند برنامه ریزی، برنامه ریزی بودجه کسب و کار است که یکی از آخرین مراحل این فرآیند نیز می باشد. برای شروع، شما باید داده های مالی شرکت، پیش بینی ها و تجزیه و تحلیل صنعت را برای کمک به شما در ساخت بودجه کسب و کار خود جمع آوری کنید. در کنار اطلاعات مالی و تجزیه و تحلیل های ارزشمند، برای ساخت بودجه خود نیز باید برنامه های کلی تجاری و استراتژیک شرکت را در ذهن داشته باشید.

 بودجه تجاری چیست؟

 بودجه کسب و کار یک برنامه مالی پویا و مالی است که برای تخمین درآمد و هزینه های پیش بینی شده شرکت برای یک دوره زمانی آینده استفاده می شود. این اساساً یک برنامه مالی است که یک کسب و کار برای یک ماه، سه ماهه یا یک ساله آن را طراحی می کند. باید پویا و انعطاف پذیر باشد تا بتوان آن را با تغییر برنامه های تجاری و تغییر فضای بازار تنظیم کرد.

بودجه های تجاری باید شامل هر منبع درآمد یا درآمدی باشد که توسط یک شرکت پیش بینی شده است، همراه با همه هزینه های احتمالی شرکت در یک بازه زمانی مشخص.

بودجه ای دقیق و واقع بینانه یکی از مهم ترین ابزار ها برای هدایت تجارت شماست. بودجه اطلاعات اساسی را برای فعالیت در حد توان شما، مدیریت چالش های غیر منتظره و سودآوری فراهم می کند.  بودجه مناسب سرمایه موجود را شناسایی، هزینه ها را تخمین می زند و درآمد را پیش بینی می کند. صاحبان مشاغل باید به طور مستمر از بودجه خود به عنوان راهی برای اندازه گیری ارقام بودجه پیش بینی شده در برابر نتایج واقعی بودجه یاد بگیرند تا بدانند که کجا می توان تنظیمات را انجام داد.

برنامه ریزی باید نیاز های طولانی مدت را نیز در نظر بگیرد.  به عنوان مثال اگر پیش بینی می کنید یک یا دو سال برای ارتقا رایانه یا تعمیر و نگهداری تجهیزات، هزینه زیادی انجام دهید، بهتر است کنارگذاری بودجه را از قبل شروع کنید.

 مراحل برنامه ریزی بودجه تجاری

 بودجه چارچوبی بنیادی برای امور اقتصادی شما است و جزئیات عملکرد گذشته و ابزاری را برای پیش بینی سال مالی یا دوره زمانی دیگر با دید دارایی ها، درآمد و هزینه ها ارائه می دهد. در اینجا مروری بر روند بودجه وجود دارد:

 تهیه بودجه

بودجه یک تجارت را قادر می سازد اهداف، اولویت ها و سقف هزینه ها را به طور دقیق تعیین کند و اینکه کجا بودجه تأمین می شود و کی قرار است استراتژی های جدید درآمد خود را به خزانه شرکت وارد کند را مشخص سازد.  مواردی که بیشترین بودجه را تأمین می کنند مواردی با اولویت بالا مانند منابع درآمد و انواع مختلف هزینه ها هستند. این موارد دفترداری دقیق دارند و به عنوان شاخص های عملکرد استراتژی کلی تجارت عمل می کنند.

یک بودجه موثر باید درآمد و هزینه های پیش بینی شده را ماهانه، سه ماهه یا در سال مالی تجزیه کند. بسته به اندازه تجارت شما، باید بودجه های جداگانه ای برای هر بخش داشته باشید. این بودجه های دپارتمان نیز باید به ماه یا سه ماه تقسیم شود و در مجموع، آن ها جمع می شوند و بودجه اصلی شما را تشکیل می دهند.

بودجه اصلی یک برنامه مالی جامع و مبتنی بر برنامه استراتژیک شرکت تجاری است و از دو زیر بودجه تشکیل شده است؛ بودجه عملیاتی و بودجه مالی. هر کدام از این ها شامل بودجه های مشخص تری می شوند.

 مشاغل متکی به درآمد فروش فصلی مثال خوبی برای اهمیت اهمیت بودجه هستند. اگر ماه های ژوئن، جولای، آگوست و دسامبر به طور معمول ۷۵ درصد از درآمد کسب و کار شما را ایجاد می کنند، بودجه به شما امکان می دهد تا از قبل برای آن برنامه ریزی کنید. داشتن یک استراتژی برای توزیع موثرترین درآمد خود در طول یک سال مالی کامل به حداکثر رساندن سود کمک می کند.

 بودجه برای ارزیابی عملکرد شرکت

 علاوه بر اینکه بخشی مهم در روند برنامه ریزی است، بودجه برای ارزیابی عملکرد شرکت شما در طول هر سال مالی لازم خواهد بود. انواع متداول بودجه در تجارت عبارتند از:

 بودجه های ثابت: بودجه های ساکن نوعی بودجه عملیاتی هستند که از داده های مالی تاریخی برای بودجه بندی درآمد و هزینه های پیش بینی شده در دوره زمانی بعدی استفاده می کنند. این بودجه ها که به طور معمول توسط مشاغل بسیار کوچک مورد استفاده قرار می گیرند، نیاز به گرفتن هر مورد از سطر ها و افزودن درصد افزایش یا کاهش به آن دارند تا بودجه بعدی را منعکس کنند. بودجه بندی مبتنی بر عملکرد: در این نوع بودجه ورودی ها و بازده ها در واحد محصول یا خدمات به منظور دستیابی به حداکثر بازده در نظر گرفته می شود.

 بودجه بندی مبتنی بر صفر: بودجه ای مبتنی بر صفر در هر بازه زمانی از ابتدا شروع می شود و بودجه جدیدی را بر اساس شرایط آن زمان می سازد.  به عبارت دیگر از صفر برای هر مورد خط شروع می شود و از داده های مالی داخلی و صنعتی برای ساخت بودجه استفاده می کند.

 تحلیل واریانس: بودجه ای مبتنی بر واریانس بودجه ای است که در آن مقادیر واقعی و مورد انتظار برای هر مورد درآمد و هزینه محاسبه می شود. نتایج برای تلاش برای بازگرداندن اقلام بودجه در محدوده مشخص و دستیابی به بازده بهبود یافته استفاده خواهد شد. استفاده از یکی از این نوع بودجه های شرکت می تواند ابزار دیگری برای تجزیه و تحلیل مالی تجارا باشد.

 به عنوان مثال اگر فروش در سه ماهه اول کمتر از بودجه شما باشد، می دانید برای اینکه سودآوری داشته باشید باید هزینه هایی را برای کاهش در سال مالی پیدا کنید. یک مثال مثبت تر ممکن است فروش یک محصول جدید باشد که بیش از حد انتظار عمل کند. با ردیابی این روند و مقایسه آن با آنچه در بودجه پیش بینی شده است، خواهید دید که درآمد اضافی برای بازبینی بودجه با برنامه هایی برای افزایش تولید یا استخدام پرسنل اضافی برای مدیریت مشاغل اضافی دارید.

 بودجه برای به دست آوردن بودجه

 سابقه نوشتن بودجه های صحیح، دقیق و پایبندی به آن ها می تواند به وام دهندگان یا سرمایه گذاران بالقوه نشان دهد که می توانید یک طرح کسب و کار تدوین کرده و آن را عملی کنید.

وام دهندگان و سرمایه گذاران می خواهند به طور عمیق در مورد امور مالی و تاریخی شما کاوش کنند. اگر آن ها شواهدی از شیوه های بودجه ریزی قوی را مشاهده نکنند، ممکن است پرچمی قرمز باشد که آن ها را از سرمایه گذاری بر روی تجارت شما پس می زند.

 اگر در حال افتتاح مشاغل جدیدی هستید و سابقه کمی دارید یا اصلا هیچ سابقه ای ندارید، باید با پشتیبانی دقیق بودجه خود این کمبود سابقه را جبران کنید.  این بدین معناست که در بازار تحقیق می کنید و نشان می دهید که روند های گذشته یا شاید یک خلا در صنعت، از اعداد ارائه شده شما پشتیبانی می کند. این نوع توجه به جزئیات می تواند به شما کمک کند تا مورد توجه جدی وام دهندگان یا سرمایه گذاران قرار بگیرید.

 پرسنل بودجه بندی

 حتی مشاغل کوچک که فقط چند کارمند دارند باید مطمئن شوند که برای نوشتن و نگهداری بودجه به درستی کارمندانی در اختیار دارند. اگر به عنوان مثال یک کافه کوچک داشته باشید و از طریق آن کار کنید، ممکن است منوی منحصر به فردی داشته و از خدمات با کیفیت مشتری برخوردار باشید، اما این به این معنی نیست که شما یک متخصص مالی هستید.

 اگر استخدام یک فرد تمام وقت برای اداره بودجه و سایر امور مالی شما واقع بینانه نیست، کمک پاره وقت یا کار با یک شرکت مشاوره خارجی را در نظر بگیرید، به ویژه در اوایل سال و هر زمان که زمان نوشتن بودجه جدید برای سال مالی بعدی است. SCORE، یک سازمان مشاوره تجاری وابسته به اداره تجارت کوچک ایالات متحده (SBA)، عمدتا از داوطلبان با سابقه تجارت و امور مالی تشکیل شده است که به مشاغل کوچک راهنمایی و مشاوره می دهند. این می تواند هنگامی که تازه شروع به کار می کنید یا با یک چالش قابل توجه روبرو هستید یک منبع با ارزش باشد. علاوه بر کمک به بودجه بندی یا سایر مشکلات، سازمان هایی مانند SCORE می توانند شما را با سایر منابع جامعه خود در تماس قرار دهند.

 نرم افزار بودجه بندی

 برخی از بهترین ابزار ها برای نوشتن بودجه ای دقیق و پایبندی به آن، برنامه های نرم افزاری هستند و فراتر از Microsoft Excel یا سایر برنامه های صفحه گسترده خواهند بود.  برخی از مفید ترین برنامه های نرم افزاری بودجه عبارتند از:

 QuickBooks: یکی از کاربردی ترین و ارزان ترین برنامه های نرم افزاری است که شامل بودجه بندی می شود.

 Budgyt: یک برنامه نرم افزاری بودجه کاربر پسند است که بیش از یک صورت سود و زیان را ارائه می دهد.

 PlanningMaestro by Centage: یک برنامه نرم افزاری بودجه ریزی مبتنی بر ابر شامل قابلیت پیش بینی برای مشاغل کوچک و متوسط.

 علاوه بر این شما ممکن است در حال حاضر از PayPal، Square یا سایر خدمات آنلاین مشابه با سیستم نقطه فروش (POS) خود استفاده کنید که مانند برنامه های نرم افزاری فوق، ابزار هایی برای نوشتن بودجه و ردیابی درآمد و هزینه ارائه می دهند.

هنگامی که به دنبال یک برنامه نرم افزاری بودجه هستید، معمولاً می خواهید به دنبال این ویژگی ها باشید:

 بودجه بندی گروه بندی شده: به شما امکان می دهد بودجه هایی را براساس بخش یا مرکز سود ایجاد کنید و همه آن ها را در بودجه اصلی ادغام کنید.

 همکاری: به بیش از یک نفر در سازمان شما توانایی کار در روند برنامه ریزی بودجه را می دهد.

business

 مقایسه واریانس: به شما امکان دیدن مبالغ واقعی نسبت به بودجه را به صورت خط به خط می دهد.

 مزایای برنامه ریزی بودجه تجاری

 اگر بودجه تجارت را توسعه ندهید با مشکلات زیادی روبرو خواهید شد. در صورتی که آگاهی از میزان درآمد یا آمادگی برای برنامه ریزی در یک بازه زمانی مشخص را نداشته باشید، در واقع این کار مثل یک پرواز کورکورانه است. چنین تجارتی احتمالاً طی دو سال اول پس از افتتاح شکست خواهد خورد.

مزایای برنامه ریزی بودجه کسب و کار بسیار هستند. در اینجا برخی از مهمترین موارد ذکر شده است:

 سلامت مالی: بدون بودجه تجاری دانستن سلامت مالی شرکت خود برای شما غیرممکن است. در صورت رسیدن به اهداف خود یا فراتر رفتن از آن ها هیچ ایده ای از اینکه کجای کار هستید نخواهید داشت.

برنامه ریزی استراتژیک: بودجه کسب و کار به شما امکان می دهد تا یک برنامه استراتژیک تدوین کنید زیرا از پاسخ مسائلی مانند اینکه آیا توانایی گسترش را دارید با خبر هستید.

 تأمین مالی بدهی: اگر مشاغل کوچک سعی در تأمین اعتبار بدهی از یک بانک یا موسسه مالی دیگر دارد، باید بودجه ای برای نشان دادن وام دهندگان بالقوه تولید کند.

جذب سرمایه گذاران: اگر تجارتی بخواهد سرمایه گذارانی را در تجارت جذب کند، آن سرمایه گذاران پول خود را وارد تجارت نمی کنند مگر اینکه بتوانند بودجه ای را ببینند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.